Foto: myrfa/pixabay
Wer kennt das nicht? Versicherungsunterlagen, Verträge, Rechnungen und Anschreiben häufen sich auch im privaten Bereich. Braucht Sie Unterlagen für Anträge beim Arbeitsamt, für Kredite oder andere Dinge, fängt das große Suchen an. Bevor Rechnungen, Briefe und Verträge zu einem riesigen Berg anwachsen, sollten Sie Ordnung auf dem heimischen Schreibtisch schaffen. Wir geben Ihnen Tipps zum Sortieren von privaten Unterlagen.
Drei Schritte zum perfekt sortierten Schreibtisch
Haben sich Unterlagen in mehreren Räume gesammelt, sollten Sie diese erst einmal zusammentragen. Legen Sie sich verschiedene Ordner an. Wichtige Ordner sind: Wichtige Dokumente, Steuer, Finanzen, Wohnen, Versicherungen, Beruf, Geräte, Verträge und Fahrzeuge. Zusätzlich können Sie Ordner für Tiere, Kinder und Gesundheit anlegen.
Sichten Sie nun die Papiere und sortieren Sie nach Unterlagen, die Sie behalten und Papieren, die entsorgt werden können. Damit können Sie sich schon mal von einem großen Teil des Papierkrams befreien.
Im zweiten Schritt sortieren Sie die Unterlagen, die Sie behalten, nach Unterlagen, die Sie noch bearbeiten müssen und Unterlagen, die in die Ablage können. Im dritten Schritt sortieren Sie die abzulegenden Unterlagen in den jeweiligen Ordner ein. Unterlagen, die noch bearbeitet werden müssen, kommen in einen separaten Ordner. Dort werden sie nach Dringlichkeit sortiert.
Aufbewahrungsfristen beim Unterlagen sortieren beachten
Im gewerblichen Bereich gibt es feste Aufbewahrungsfristen für Unterlagen. Ganz so streng ist es im privaten Bereich nicht. Trotzdem sollten Sie nicht gleich alles wegwerfen. Kaufverträge und Rechnungen sollten Sie mindestens zwei Jahre aufbewahren. Die Steuerbescheide vom Finanzamt bewahren Sie fünf Jahre auf. Kontoauszüge, Nachweise für Mietzahlungen oder Unterhaltszahlungen und Ähnliches bleiben vier Jahre in den Akten.
Sortieren Sie einmal im Jahr alles aus, was außerhalb dieser Zeit liegt. Damit leeren Sie die Ordner und befreien sich von unnützen Papierkram.
Was kommt in welchen Ordner?
Günstig ist es, wenn Sie neben dem Ordnernamen auch gleich den Inhalt auf den Ordner schreiben. Zumindest wichtige Inhalte sollten aufgeführt werden. Den Ordner „Wichtige Dokumente“ sollten Sie außerdem kennzeichnen oder gleich in einer auffälligen Ordnerfarbe wählen, um im Notfall diesen sofort greifbar zu haben.
| Ordner | Inhalte |
| Wichtige Dokumente | · Geburtsurkunden, Stammbuch, Pass
· Abschlusszeugnisse, Diplome, Urkunden · Lebenslauf · Testament · Versorgungsvollmacht, Patientenverfügung · Dienstbescheinigungen · Meldungen zur Sozialversicherung · Andere wichtige Dokumente |
| Beruf | · Zeugnisse und Zwischenzeugnisse
· Bewerbungsunterlagen · Gehaltsabrechnungen · Beurteilungen · Weiterbildungen und mehr |
| Versicherungen | Alle Versicherungsverträge und –unterlagen |
| Finanzen | · Kreditverträge
· Sparbücher · Freistellungsaufträge · Vermögenswirksame Leistungen · Bausparverträge |
| Wohnen | · Mietverträge
· Kaufvertrag und Unterlagen Eigenheim · Abrechnungen für Nebenkosten · Belege für Kaution · Rechnungen und Unterlagen zur Renovierung |
| Fahrzeuge | · Fahrzeugpapiere
· Kfz-Steuer · Grüne Versicherungskarte · Unterlagen zu Reparaturen und Unfälle · Mitgliedschaften in Automobilclub · TÜV- und ASU-Belege |
| Gesundheit | · Unterlagen zur Krankenkasse und Krankenversicherung
· Impfpass · Mutterpass · Auslandskrankenschein · Rechnungen zu Behandlungen · Pflegeversicherung · Arztbriefe |
Legen Sie für Kinder separate Ordner an. Diese füllen sich ohnehin über die Zeit sehr schnell. Trennblätter erleichtern die Suche innerhalb der Ordner. Ordner, die zu etwa 75 % gefüllt sind, lassen Sie als „voll“ gelten und legen einen neuen Ordner an, da sonst die Suche sehr kompliziert ist.
Sie benötigen Hilfe beim Erstellen eines Ordnungssystems oder wollen Ihre privaten Papiere sortiert haben? Dann sprechen Sie uns an, wir übernehmen auch Aufträge von Privatkunden.