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Ganz gleich, ob Sie ein junges Start-up-Unternehmen sind oder Sie ein gestandenes Unternehmen führen, am Thema Buchhaltung kommen Sie nicht vorbei. Spätestens bei der Quartalsabrechnung, wenn Sie die Unterlagen für den Steuerberater vorbereiten müssen, ist eine gut sortierte Belegablage Gold wert. Für viele Selbstständige ist das eine unangenehme Pflicht, die es zu erfüllen gilt. Mit ein paar Tipps können Sie die Buchhaltung einfach vorbereiten und es damit auch dem Sekretariatsservice leichter machen. Mit einer organisierten Buchhaltung behalten Sie den Überblick über die Finanzen und sparen Bares bei der Buchung der laufenden Geschäftsvorfälle.
Strukturieren Sie Ihr Ablagesystem
Grundlage einer guten Buchhaltung ist die Ablage. Heute werden viele Produkte per Internet gekauft. Und auch Rechnungen von Lieferanten und Diensten wie Telefonanbietern kommen per E-Mail. Speichern Sie diese Rechnungen sofort in einem separaten Ordner, von wo aus diese nur noch ausgedruckt werden müssen. Sortiert nach Monat ist es für die Buchhaltungs-Mitarbeiter einfach, die Rechnung auszudrucken und den Unterlagen zu zuordnen.
Sie können die Rechnungen aber auch sofort ausdrucken und separat ablegen. Die Zuordnung zum jeweiligen Kontoauszug ist sinnvoll, aber nicht immer wichtig. Mit einer guten Vorbereitung sparen Sie uns als Buchhaltungsservice Zeit und Ihnen als Unternehmen Geld. Gehen Sie auch beim Ablegen der Papiere strukturiert vor. Teilen Sie die Unterlagen mit Trennstreifen nach Monaten oder Kostenart.
Stempel sind noch lange nicht out
Der gute alte Stempel hat noch lange nicht das zeitliche gesegnet. Mit einem Eingangsstempel können Sie das Eingangsdatum von Rechnungen und Belegen dokumentieren. Mit dem „bezahlt“-Stempel behalten Sie im Blick, welche Rechnungen und Belege Sie schon beglichen haben und welche noch offen stehen.
Vermeiden Sie langes Suchen mit einem Ordnungssystem
Die genaue Struktur Ihres Ordnungssystems richtet sich nach Ihren individuellen Rahmenbedingungen im Unternehmen. Gern sind wir Ihnen beim Erstellen eines Ordnungssystems behilflich. Grundlegend lohnt es sich in folgende Bereiche zu unterteilen:
- Einnahmen
- Zahlungen und Ausgaben
- Finanzamt
- eventuell Mitarbeiter
- sonstiges
Führen Sie ein größeres Unternehmen, sollten Sie weiter differenzieren. Unterteilen Sie die Belege nach Kostenstellen wie Lieferantenrechnungen, Betriebsausstattung, Löhne und Gehälter, Werbung, Miete, Versicherungen und andere Kostenstellen. Mit einer chronologischen und thematischen Ordnung entfällt langes Suchen.
Vorteil Buchhaltungssoftware – Zeit ist Geld
Vorteilhaft ist eine Buchhaltungssoftware, die auf Ihr Unternehmen abgestimmt ist. Mit der Digitalisierung der Buchhaltung lässt sich der Zeitaufwand enorm reduzieren. Entsprechende Programme werden von verschiedenen Software-Herstellern angeboten. Kaufen Sie aber nicht ziellos. Im günstigsten Fall verfügt die Software über eine Schnittstelle, über die Sie Ihre Daten dem Steuerberater zukommen lassen können.
Eine Buchhaltungssoftware ermöglicht Ihnen immer einen Überblick über Ihre Finanzen. Die Belege können von unseren Mitarbeitern für Sie erfasst und anschließend per Knopfdruck an den Steuerberater übermittelt werden. Nach Belegaufnahme und Prüfung können die Unterlagen auch direkt von Ihnen an das Finanzamt übermittelt werden.
Ordnung spart Zeit und Kosten
Auch wenn es zu Beginn mühselig erscheint, auf Dauer erspart Ihnen ein Ordnungssystem Kosten und Zeit. Wenn Sie sich einmal eingefuchst haben, ist der Aufwand nur noch halb so groß. Damit Ihr System auch in der Praxis besteht, sollten Sie sich die Zeit nehmen, genau über die Rahmenbedingungen nachzudenken und auch rechtliche Aspekte einzubinden.
Wir unterstützen Sie bei der Erstellung eines Ordnungssystems und übernehmen die Vorbereitung der Buchhaltungsunterlagen und deren Buchung.