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Die Sommerzeit steht bevor und damit stehen auch die Ferien in den Bundesländern vor der Tür. Als Unternehmen werden Sie die Urlaubszeit drastisch zu spüren bekommen, denn mit dieser rückt der lang ersehnte Sommerurlaub in greifbare Nähe. Auch wenn einige der wichtigen Aufgabe bereits im Vorfeld erledigt werden können, das Gros bleibt liegen. Die täglichen Abläufe werden gestört, Projekte bleiben liegen und Kunden können nicht mehr so betreut werden, wie in Zeiten, in denen die Belegschaft vollständig ist. Damit Ihnen als Unternehmer vor dieser Zeit nicht bange sein muss, lohnt es sich, die Urlaubsvertretung gut zu planen.
Falsche Urlaubsvertretung hat unangenehme Konsequenzen
Die Planung für die Urlaubsvertretung sollte frühzeitig erfolgen. Gut ist es, wenn Sie für die Büroarbeiten einen Büroservice in der Hinterhand haben, der Ihnen viele tägliche Vorgänge abnimmt und sich mit der Materie auskennt. Schließlich warten die Abläufe im Unternehmen nicht darauf, dass die Urlaubszeit vorbei ist. Und auch Kunden und Geschäftspartner wollen bedient und umsorgt werden. Für Ihre Mitarbeiter bedeutet das einen zusätzlichen Aufwand zu den alltäglichen Arbeiten, der oft nur mit hohem Kraftaufwand bewältigt werden kann.
Aufgaben bleiben ohne Urlaubsvertretung unerledigt
Erfolgt die Urlaubsplanung nicht frühzeitig, bleibt viel liegen. Können die zusätzlichen Aufgaben nicht von anderen Mitarbeitern erledigt werden, bleibt viel liegen. Nicht nur, dass der tägliche Ablauf gestört wird, die betreffende Mitarbeiter, der aus dem Urlaub zurückkehrt, wird auch noch von einer Berg an Aufgaben überwältigt. Die Konsequenz: Die Auszeit und Erholungsphase wird sofort wieder hinfällig und der Mitarbeiter wird hoffnungslos überfordert.
Mitarbeiter leiden unter den zusätzlichen Aufgaben
Jeder Mitarbeiter ist durch seine täglichen Aufgaben ausgelastet. Auch wenn gelegentlich etwas Freiraum vorhanden ist, es ist nicht genug, um einen oder gar mehr Mitarbeiter zu ersetzen. Kommen während der Urlaubszeit noch weitere Aufgaben hinzu, stellt das eine große Belastung dar. Das bedeutet auch eine Belastung für Ihr Unternehmen, denn die Überlastung der Mitarbeiter ist vorprogrammiert.
Der Krankenstand steigt
Das ist nur eine logische Schlussfolgerung, wenn Mitarbeiter überlastet werden und die Anforderungen durch zusätzliche Tätigkeitsbereiche steigen. Besonders kleine und mittelständische Unternehmen können diese Ausfälle nicht ausgleichen. Eventuell müssen sogar Mitarbeiter aus dem Urlaub zurückgeholt werden. Das bedeutet nicht nur verärgerte Mitarbeiter, sondern auch, dass diese ihren Urlaub zu einem anderen Zeitpunkt nachholen müssen.
Schaffen Sie sich und Ihren Mitarbeitern Freiraum
Und das schon im Vorfeld, bevor die Urlaubszeit startet. Wenn Sie als Unternehmen diese Zeit entspannt überstehen möchten und nicht danach selbst urlaubsreif sein wollen, sollten Sie für eine geordnete Übergabe sorgen.
So funktioniert es:
- Kleine Aufgaben, die Mitarbeiter nicht zu sehr belasten, sollten überlegt verteilt werden.
- Wichtige Unterlagen sollten vom jeweiligen Mitarbeiter bereitgelegt werden.
- Die Mitarbeiter sollten Nachrichten für die Abwesenheit per E-Mail und Telefon anlegen.
- Teilen Sie in der Abwesenheitsnotiz mit, wer der Ansprechpartner für die Urlaubszeit ist.
- Buchen Sie unseren Büro- und Sekretariatsservice, an den Sie aktuelle Projekte und Aufgaben übergeben.
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